Selectair is een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met zetel te Mechelsesteenweg 518C02 in Vilvoorde en is een samenwerkingskoepel van onafhankelijke, zelfstandige reisbureaus met meer dan 100 vestigingen in België (de leden van Selectair).
Het aanspreekpunt voor al jouw vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij Selectair is Office Manager John Van Wulpen – John@Selectair.be.
Je kan ons natuurlijk ook contacteren op het algemeen emailadres privacy@selectair.be of telefonisch op het nummer 02 254 78 60.
Selectair en haar leden verwerken in het kader van hun activiteiten persoonsgegevens van natuurlijke personen en dit kan gaan om natuurlijke personen die (een potentiële) klant zijn van een Selectair reiskantoor, contactpersonen bij touroperators, hotelketens, luchtvaartmaatschappijen, personeelsleden enz.
Selectair en haar leden hanteren een strikt privacybeleid in overeenstemming met de GDPR verordening.
Selectair en haar leden verwerken de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van reis- of andere overeenkomsten die met Selectair of met een van de leden van Selectair worden gesloten en verwerkt ook die gegevens die nodig zijn opdat Selectair en haar leden hun commerciële activiteiten te kunnen uitoefenen.
Het kan bv. gaan om je naam, voornaam en contactgegevens, maar ook om je taalkeuze, je ondernemings- of BTW-nummer, je bankrekeningnummer, kredietkaartnummer, paspoortgegevens, emailadres. Maar ook de communicatie die je met Selectair voert als huidige of potentiële klant. Selectair verwerkt weinig gevoelige persoonsgegevens in de zin van de GDPR.
Klanten zijn in het kader van reizen doorgaans verplicht om bepaalde
(contact)gegevens aan Selectair mee te delen en daaronder kunnen dan wel bepaalde gevoelige gegevens zijn, zoals voor de reis relevante medische gegevens of speciale wensen (in verband met dieet, religie of beperkingen). De Klant zal voor deze strikt noodzakelijke verwerking dan haar uitdrukkelijke toestemming geven door aanvaarding van de algemene en bijzondere voorwaarden die van toepassing zijn op de reisovereenkomst. Andere persoonsgegevens zijn misschien niet verplicht maar als je die niet meedeelt, kan dit de uitvoering van je reisovereenkomst wel ernstig vertragen of schaden.
Wanneer er wordt ingeschreven op de nieuwsbrief, dan ontvangt de betrokken persoon op regelmatige tijdstippen een nieuwsbrief op het aangegeven emailadres. Selectair gebruikt dit emailadres enkel voor de diensten waarop er werd ingeschreven. Uiteraard kan er op eender welk ogenblik worden uitgeschreven via de link onderaan elke nieuwsbrief of door een vraag daartoe via email op het
emailadres news@selectair.be.
De verwerking in het kader van voorgenomen of lopende overeenkomsten is meteen ook de belangrijkste juridische grondslag van de gegevensverwerking door Selectair en haar leden. Indien nodig wordt jouw aanvullende, uitdrukkelijke en specifieke toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR gevraagd. Een gegeven toestemming kan in principe kosteloos en
elektronisch weer worden ingetrokken, tenzij er natuurlijk een andere juridische grond voor de verwerking is.
In dit verband merkt Selectair natuurlijk wel op dat Selectair of haar leden jouw gegevens ook kunnen verwerken vanuit een ‘gerechtvaardigd belang’ voor de verwerking. Zo kunnen Selectair of hun leden je bv. inlichten over nieuwe, voor jou mogelijk interessante reizen of promoties indien je reeds lang bent ingeschreven op onze nieuwsbrief. Selectair zal dit, zoals in het verleden, natuurlijk steeds binnen redelijke grenzen doen en nooit op een agressieve of door jou niet-gewenste wijze.
Selectair en haar leden verkrijgen de persoonsgegevens die ze verwerken, in de eerste plaats van de betrokken natuurlijke personen zelf (rechtstreeks dan wel via haar leden). Jouw verzekeringsbedrijf, hun tussenpersonen en medisch personeel kunnen ook informatie of gegevens over jou verstrekken vb. in een noodgeval of in het belang van andere klanten. We maken uiteraard nooit misbruik van deze gegevens en gebruiken ze alleen om jou beter te kunnen helpen.
Selectair en haar leden houden de persoonsgegevens die ze verwerkt, niet langer bij dan nodig voor de doeleinden van de verwerking.
In principe bewaren Selectair en haar leden de persoonsgegevens niet langer dan 10 jaar te rekenen vanaf het einde van de (reis)overeenkomst die met Selectair of één van haar leden werd gesloten dan wel vanaf het moment waarop de gegevens werden bekomen (dit rekening houdend met de verjaringstermijn van contractuele vorderingen). Indien noodzakelijk, vb. ingeval van een rechtsgeding, kan het zijn dat de persoonsgegevens natuurlijk langer bijgehouden moeten worden.
De persoonsgegevens van haar personeelsleden houden Selectair en haar leden niet langer bij dan vijf jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, tenzij ingeval van een rechtsgeding in welk geval de gegevens kunnen worden verwerkt tot maximaal drie jaar na de definitieve afhandeling daarvan.
Eventuele gevoelige gegevens worden slechts bijgehouden voor de duur noodzakelijk voor de uitvoering van de reisovereenkomst tenzij ze op de ene of ander manier noodzakelijk bijgehouden moeten worden om te kunnen aantonen dat Selectair of het betrokken lid de reisovereenkomst correct heeft uitgevoerd.
Selectair en haar leden houden de persoonsgegevens die ze verwerken, maximaal up-to-date en wist of verbetert ze waar nodig.
Selectair en haar leden waarborgen de integriteit, de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens, zowel technisch als organisatorisch. Selectair slaat belangrijke/gevoelige persoonsgegevens op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers van derde partijen.
Selectair en haar leden verwerken de persoonsgegevens in de eerste plaats zelf (zowel intern als extern voor informatie- en communicatiedoeleinden). Selectair en haar leden geven gegevens enkel door aan derden als dit noodzakelijk is om jouw reis te kunnen boeken of om de reis vlot te laten verlopen (zo moeten we bepaalde gegevens meedelen met de leveranciers van de reisarrangementen, zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels en vervoerbedrijven). Alleen de strikt noodzakelijke gegevens worden natuurlijk meegedeeld. Selectair geeft persoonsgegevens ook nog door aan externe partners maar dit in de mate dat dit nodig is voor het vervullen van haar taak als koepelorganisatie. Selectair en haar leden kunnen ook nog onderling gegevens delen als dit nodig is voor deze taak van Selectair.
De doorgifte van persoonsgegevens aan buitenlandse partijen ook buiten de EU (zoals hotelketens, luchtvaartmaatschappijen,handling agents en andere serviceverleners) is in het kader van de uitvoering van reisovereenkomsten absoluut noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de klant en de klant geeft dan ook toestemming voor deze verwerking in de algemene of bijzondere voorwaarden van de reisovereenkomst. Ze is ook in het belang van de klanten.
Als Selectair of een lid persoonsgegevens doorgeeft aan iemand buiten de EU die niet op een lijst met ‘veilige landen’ (in het kader van de GDPR) staat, dan zal ze hiervoor in de mate van het mogelijk de passende veiligheidswaarborgen afdwingen.
Selectair en haar leden zien er maximaal op toe dat de externe partners die voor haar persoonsgegevens verwerken of die (mee) verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking, de bepalingen van de GDPR naleven. Daartoe wordt er gestreefd om zoveel mogelijk ‘verwerkingsovereenkomsten’ af te sluiten met de belangrijkste partners.
Selectair en haar leden waarborgen dat jij als betrokken natuurlijk persoon de rechten kan uitoefenen die de GDPR je verleent (informatie; inzage; kopie; verbetering; vergetelheid; beperking van en bezwaar tegen de verwerking; overdraagbaarheid van gegevens).
Je kan je rechten kosteloos en elektronisch uitoefenen via de contactinformatie vermeld vooraan deze verklaring. Alleen bij overmatig belastende verzoeken, kan Selectair of haar lid je een administratieve kostenvergoeding aanrekenen.
